Elle se positionne comme une technologie incontournable, en répondant à de nombreuses demandes, et en permettant de s’affranchir de contraintes importantes telles que les réunions présentielles ou les déplacements multiples.

Si historiquement la visioconférence est utilisée par les grands comptes, elle semble aujourd’hui se démocratiser en étant massivement adoptée par les PME.

Qu'est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence ou vidéoconférence est caractérisée par la capacité de transmettre en temps réel et interactivement l'information visuelle et auditive (les images et le son) d'un site vers un ou plusieurs sites à distance et permet une communication synchrone.

La visioconférence permet donc d’organiser des réunions de travail, des conférences, formations ou autres réunions à distance tout en donnant l’impression d’être tous présents dans la même salle.

Il existe plusieurs types de vidéoconférences correspondant à divers protocoles de communication :

• Point à Point : La visioconférence en point à point, c’est lorsqu’un site se connecte avec un seul autre site.
• La visioconférence en mode point à multipoint ou parfois appelée « mode broadcast » : Ce réglage permet à un site privilégié de diffuser une communication Audio et Vidéo vers les autres sites, qui peuvent interagir et poser des questions. Si ces systèmes intègrent un pont dit MCU (…), la communication est immédiate et vous permet de gérer autant de sites que vous le souhaitez en fonction du nombre de ports Audio/vidéo disponibles. La réunion peut durer aussi longtemps que nécessaire et n’est pas restreinte à une tranche horaire. De plus, nous pouvons procéder non seulement à la sécurité des liens mais aussi permettre des enregistrements des conversations. Idéale dans le cas des formations dispensées à distance.

Les avantages de la visioconférence

Comparée aux réunions et formations traditionnelles généralement organisées par les entreprises, la visioconférence présente de nombreux avantages, non négligeables, qui attirent de plus en plus les entreprises d’aujourd’hui.

• Le gain de temps : le temps perdu lié à la nécessité de se déplacer pour pouvoir assister à une réunion, est du temps précieux, qui pourrait être consacré à d’autres activités beaucoup plus productives et plus bénéfiques pour l’entreprise. L’utilisation de la visioconférence pour l’organisation de vos réunions s’avère donc être la solution idéale qui vous permettra d’économiser ce temps perdu et de l’optimiser.
• Le gain d’argent : les économies réalisées grâce à la visioconférence ne sont pas négligeables. En organisant une visioconférence, l’entreprise évitera les coûts relatifs aux transports ainsi que tous les frais annexes tels que l’hébergement ou encore la restauration.
• Réunions et formations beaucoup plus efficaces et plus productives : en comparaison à une démarche traditionnelle, lors d’une visioconférence les intervenants sont beaucoup plus réceptifs.
• La suppression des limites géographiques : la visioconférence permet à ses utilisateurs d’étendre leur réseau de collaboration à travers le monde de n’importe où, n’importe quand et avec n’importe qui.
• Augmentation de nombre de participants : les absences ne sont plus à l’ordre du jour.
• Le renforcement de la réactivité des intervenants  et la création de relations professionnelles : de par sa simplicité d’utilisation et sa convivialité, la visioconférence permet l’optimisation de la communication à travers des échanges riches et réactifs. Les intervenants sont également facilement joignables et les plannings chargés ne sont alors plus un problème.
• La motivation des collaborateurs : la sensation de fatigue liée aux déplacements disparaît avec l’utilisation de la visioconférence, les collaborateurs sont valorisés car aidés dans l’organisation de leur travail et l’amélioration de leur rythme de travail. Les collaborateurs deviennent donc plus dynamiques et plus productifs.
• La suppression du stress engendré par la logistique des réunions traditionnelles, les déplacements et le mauvais équipement des salles de réunions traditionnelles.
• La contribution à la protection de l’environnement : grâce à l’utilisation de la visioconférence ; les émissions de CO2 liées aux déplacements disparaissent.

Que rechercher dans une solution de visioconférence ?

• Fiabilité : il est essentiel que votre solution de visioconférence fonctionne toujours correctement pour chaque utilisateur, quelle que soit sa connexion réseau. Cela s’avère indispensable à mesure que davantage de personnel s’appuie sur la technologie pour améliorer l’efficacité des réunions et éviter les déplacements afin d’assister en personne à des événements. De plus, il est capital que la technologie soit facile à adapter en fonction des besoins.
• Sécurité : tandis que les applications perfectionnées de communication se généralisent dans l’entreprise, il est essentiel que la technologie soit sécurisée et facilement gérable par le service informatique. On peut parler de cryptage des communications si nécessaires.
• Simplicité d’utilisation : pour tirer le meilleur parti d’une application de collaboration, les employés doivent être en mesure de l’utiliser sans suivre de formation approfondie ni continue. Les fonctionnalités sont intuitives et utiles, et l’accès peut se faire en toute transparence. Cela s’avère particulièrement nécessaire dans la mesure où les employés utilisent le système avec des partenaires et clients qui ne prennent pas ou n’ont pas le temps de s’y former.
• Rentabilité : les économies réalisées grâce à la visioconférence ne sont pas négligeables. En organisant une visioconférence, l’entreprise évitera les coûts relatifs aux transports ainsi que tous les frais annexes tels que l’hébergement ou encore la restauration.

Est-il temps de mettre en place un espace de travail virtuel ?

• Votre personnel, vos partenaires et vos clients travaillent en des lieux différents.
• Vous devez réduire les frais de déplacement et les coûts liés aux installations.
• Vous souhaitez améliorer la productivité du personnel.
• Vous devez tenir compte des employés qui travaillent en dehors des heures  ouvrées normales.
• Vous voulez réduire votre empreinte carbone et celle du personnel en déplacement.

M2I Services, vous propose des solutions adaptées à vos besoins et du matériel de visioconférence de haute qualité et facile à mettre en œuvre, répondant à toutes vos exigences en matière de communication à distance.

M2I Services, vous présente l’une de ses solutions de visioconférence. Une solution ALL IN ONE HD, aux avantages techniques et financiers.

TE30 ALL IN ONE, est un système de vidéoconférence HD, avec numérotation vocale unique et  connexion Wi-Fi, il permet à plusieurs personnes de se joindre à une conférence multipoint. Son aspect compact et son installation simplifiée en font un choix idéal pour les salles de conférence de petite et moyenne taille.

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